Indice

1 Attività a cura di Organizzazioni Terze (es. Comuni / OdV)
2 Utilizzo del Brogliaccio
3 Utilizzo della guida di sistema di GECoS

Attività a cura di Organizzazioni Terze (es. Comuni / OdV)

Attività da svolgere successivamente alla ricezione di una NOTIFICA di AVVISO o di EVENTO a cura dei DESTINATARI (es. Sindaci e RUPC)

Tutte le notifiche inviate attraverso la piattaforma GECoS contengono un link ipertestuale che consente a chi riceve di leggere il dettaglio dell’avviso o dell’evento sulla piattaforma. Un esempio di notifica per gli eventi ha questa forma:

Se il tipo di comunicazione è Informativa: “INFO INFO INFO” all’inizio e alla fine della notifica
Se il tipo di comunicazione è esercitazione: “EXE EXE EXE” all’inizio e alla fine della notifica
Se il tipo di comunicazione è test NON ARRIVANO NOTIFICHE
Se il tipo di comunicazione è operativa: nessun testo aggiunto

A seguire vengono inviate:

Data Aggiornamento + Tipologia Evento + Sotto tipologia evento + data evento + luogo + coordinate + oggetto + istruzioni + organizzazione proprietaria + nome e cognome operatore + link ipertestuale per lettura evento

Nel caso di un avviso la forma della notifica sarà la seguente:

Data Aggiornamento + “Nuovo “+Tipologia avviso+” “+ codice+” del”+ data +“ “+ titolo avviso + link ipertestuale per lettura avviso”

Alla ricezione di una notifica, tramite SMS o tramite EMAIL, l’utente destinatario (ad esempio il RUPC di un Comune) DEVE:

Fare click sul link ipertestuale. In relazione alle competenze dell’utente verrà chiesta l’autenticazione al sistema o verrà direttamente mostrato il contenuto completo dell’evento o dell’avviso. Questa operazione consente dal DRPC Sicilia di sapere con certezza DATA E ORA di LETTURA della NOTIFICA
Il click sul link farà aprire la pagina di GECoS che può essere un EVENTO oppure un AVVISO
Se il sistema lo richiede DARE CONFERMA di RICEZIONE – questo consente al DRPC Sicilia di sapere con certezza DATA e ORA di LETTURA dell’AVVISO o dell’EVENTO.
Se si tratta di un EVENTO:
1. Leggere con attenzione la descrizione dell’evento, ed il campo Istruzioni
2. Seguire le istruzioni indicate nel campo “Istruzioni”, aggiornando l’evento (se ne è stata prevista la competenza dalla SORIS) ed aggiungendo allo stesso le attività avviate in risposta alle Istruzioni ricevute, suggerimenti, note o richieste specifiche. Sarà anche possibile allegare nuovi documenti o immagini.
3. Inviare l’aggiornamento dell’evento: chi è incluso come destinatario dello stesso riceverà le notifiche delle azioni intraprese a livello locale, i suggerimenti le note e gli allegati.
4. Attendere fino alla chiusura dell’evento che sarà effettuata dalla SORIS o della SOPI di competenza.

In questo modo la responsabilità sull’EVENTO rimane di competenza dell’organizzazione che lo ha generato (es SORIS) mentre i destinatari sono chiamati a contribuire all’avanzamento dello stesso.

Se si tratta di un AVVISO
1. Leggere con attenzione la descrizione e gli allegati all’avviso
2. Nel caso di avvisi Idro-meteo comunicare la fase operativa adottata o la presa visione esplicita nel caso delle altre tipologie di avviso.
3. Ove necessario, a seguito di un AVVISO, creare un EVENTO se la problematica diviene rilevante ai fini del coordinamento con la struttura regionale di protezione civile.
Presa in Carico di un Evento a cura del Destinatario

Nel caso in cui la SALA OPERATIVA o il Servizio che ha emesso l’evento abbia abilitato per il destinatario la PRESA IN CARICO o la modifica dell’evento il destinatario può procedere ad una delle due operazioni. La differenza tra la MODIFICA di un EVENTO e la PRESA IN CARICO è la seguente:
- Modifica/Aggiorna: si crea un aggiornamento all’evento esistente e posso mutarne tutti i dettagli ed anche i destinatari. Il creatore dell’evento rimane lo stesso e lo storico dell’evento continua sulla stessa linea temporale.
- Presa in carico: si crea un nuovo evento con i dati esistenti in quello precedente. I destinatari e gli altri vengono copiati dall’evento padre inclusa l’organizzazione che ha creato l’evento stesso. In questo caso si tratta di un evento TOTALMENTE nuovo anche se i dati che lo compongono vengono, inizialmente, copiati dall’evento padre.
In relazione alle operazioni concesse da chi crea l’evento è possibile quindi Aggiornare/Modificare o prendere in carico l’evento ricevuto.
Come regola generale la presa in carico è lo strumento da utilizzare per gestire autonomamente l’evento ricevuto dalla SORIS.
Come esempio pratico supponiamo che il DRPC Sicilia invii ad un Comune un EVENTO di tipo TERREMOTO. In questo caso il Comune userà la PRESA IN CARICO per aggiornare il DRPC circa la situazione che si evolve senza modificare l’evento terremoto di partenza.
Ogni aggiornamento verrà storicizzato nel sistema che terrà traccia di tutte le attività ad esso connesse.

Creazione di un Evento a cura di un Organizzazione

Una Organizzazione (ad esempio un Comune o una ODV) può creare un Evento in GECoS se le sue competenze lo permettono. L’evento che si vuole creare deve essere di interesse regionale e deve coinvolgere tra i destinatari, SEMPRE la SORIS. I Comuni hanno un gruppo di destinazione predefinito che consente loro di specificare il destinatario SORIS. È competenza esclusiva della SORIS aggiornare o prendere in carico l’evento creato dall’organizzazione, validandolo e/o modificandolo ove necessario includendo, ad esempio, altri destinatari e seguendo le procedure previste per gli Eventi descritte nel dettaglio in precedenza.

Procedure relative alle varie tipologie di Eventi

Per qualunque tipologia di Evento: Creazione

La presente procedura va eseguita per qualsiasi tipologia di Evento. Nel seguito sono indicate le procedure specifiche di qualunque tipologia di evento.
La procedura può essere eseguita da un utente di una Organizzazione terza in relazione alle proprie competenze nell’ambito di GECoS. Si procede alla creazione o all'aggiornamento di un evento allorché sia necessario condividere informazioni con le altre componenti del Sistema di Protezione civile alle quali arriveranno, in quanto destinatarie, notifiche in forma di SMS, e-mail e/o fax.
Alla ricezione di una notizia di EVENTO l’utente:
1. Verifica da “Controllo”, “Eventi”, “Lista” che un Evento come quello segnalato NON SIA già stato inserito in GECoS da un altro utente.
2. La stessa verifica può essere effettuata aprendo la Mappa e verificando gli eventi rappresentati nella zona di interesse.
3. Se l’evento non risulta ancora su GECoS può cliccare su “Controllo”, “Eventi”, “Creazione”.
Figura 9 - Fare Clic su “Creazione”
1. Compila con cura la Scheda Generale avendo cura di riempire i vari campi secondo i seguenti criteri:
  1. Tipo di Comunicazione
    1. Pre-Operativa: Una comunicazione relativa ad un Evento che potrebbe accadere
    2. Operativa: Una comunicazione relativa ad un Evento in corso
    3. Informativa: Una comunicazione di natura informativa su un Evento già accaduto o meno rilevante – Genera notifiche con prefisso e suffisso “INFO INFOINFO”
    4. Esercitazione: Si tratta di un’esercitazione – Genera notifiche con prefisso e suffisso “EXE EXE EXE”
    5. Test: A fini di test, NON GENERA NOTIFICHE
  2. Tipologia Evento
    1. La tipologia di Evento da scegliere dalla lista – questo valore va in NOTIFICA
  3. Sottotipologia Evento (non obbligatorio)
    1. La sottotipologia di Evento da scegliere dalla lista – questo valore va in NOTIFICA
  4. Stato
    1. Quando l’evento viene creato:
      1. Segnalazione – se si tratta di una segnalazione della quale non si ha ancora certezza
      2. In attesa/accertamento – se si tratta di un evento per il quale si stanno verificando le caratteristiche
      3. In gestione – se si tratta di un evento di cui si conoscono le caratteristiche e si sta gestendo la criticità
      4. Sotto controllo/bonifica – se si tratta di un evento di cui si sta controllando l’evolversi o già bonificato
    2. Se l’evento è già stato creato e si trova in uno degli stati precedenti
      1. Completato – se si tratta di un evento completato
      2. Eliminato – se si tratta di un evento eliminato perché erroneamente inserito
    3. È sempre possibile riaprire un evento completato.
  5. Grado di urgenza – non obbligatorio ma se ne raccomanda l'uso per poter distinguere i diversi gradi di urgenza
    1. Passata – se si tratta di un accadimento passato
    2. Immediata – se si tratta di qualcosa che sta succedendo al momento
    3. Futura – se si tratta di qualcosa di previsto
  6. Grado di criticità – non obbligatorio ma se ne raccomanda l'uso per poter distinguere i diversi gradi di criticità
    1. Minimo
    2. Standard
    3. Elevato
    4. Estremo
  7. Oggetto–Una sintetica descrizione dell’evento (questo testo va in notifica)
  8. Descrizione – una descrizione completa dell’evento (non va in notifica ma verrà letto dai destinatari una volta entrati in GECoS)
Figura 10 - Esempio di scheda generali debitamente compilata
1. Compila la scheda dettagli, inserendo:
  1. chiamante
  2. telefono (verificato sul display del telefono di Sala)
  3. Istruzioni/attività di contrasto - in questo campo vanno inserite quelle informazioni che non sono oggetto degli altri campi delle diverse sezioni e che descrivono l'evoluzione dello scenario e le misure adottate dai diversi componenti del Servizio di protezione civile. Il contenuto di questo campo va in notifica. Il campo è presente in lingua italiana e in lingua inglese.
Figura 11 – Esempio di scheda dettagli compilata
1. Compila la scheda dettagli aggiuntivi:
  1. In relazione alla tipologia dell’evento è possibile che vengano richiesti dettagli aggiuntivi.
2. Compilare con attenzione la scheda Località ricercando un indirizzo con la funzione “Cerca” o con la funzione “Cerca con Google Maps.” Oppure consultando il layer relativo ai toponimi che non è gestito dal sistema di ricerca automatico:
  1. È possibile inserire le coordinate geografiche in formato WGS84, oppure un indirizzo. Avere sempre cura di attivare i layers satellitari di Google Maps per poter verificare meglio la posizione che si sta cercando.
  2. È possibile inserire un “buffer” ossia un contorno di un punto specificando la distanza in metri dal punto. Su può inserire più di un buffer per diversi punti con coordinate geografiche diverse, scrivendo latitudine e longitudine nel campo località separando i due valori con una virgola. Ad esempio, inserendo 37.43,15.5 nel campo località e facendo click su cerca il sistema propone una finestra in cui è possibile scegliere quale valore utilizzare per il campo località e successivamente richiede il buffer da utilizzare.
  3. È possibile disegnare una poligonale oppure un’ellisse utilizzando gli strumenti in alto a sinistra. Fare sempre in modo di specificare con la massima qualità possibile il punto di interesse e l’area. Sarà sempre possibile, negli aggiornamenti successivi degli eventi modificare la località.
  4. Scegliere poligoni ed inserire buffer è premiante perché il GECoS offre la possibilità, in automatico, di selezionare i destinatari che si trovano nella zona dell’evento.
  5. È possibile inserire poligoni, ellissi o punti MULTIPLI, nel caso di eventi complessi come un incendio con diversi fronti di fuoco.
Figura 14 – Dettaglio della scheda “Località”.
1. Compila la scheda “Destinatari”:
  1. L’unico Destinatario prefissato per le organizzazioni terze è la SORIS.
2. Compilare, ove necessario, la scheda OdV (Organizzazione di Volontariato):
  1. La scheda va compilata ove si vogliano attivare sull’Evento delle OOdV. La procedura di incorporazione può essere anche effettuata dal Servizio Volontariato anche successivamente nell’ipotesi che il Servizio sia stato aggiunto tra i destinatari all’atto della creazione dell’evento.
3. Ove fosse necessario diramare un’allerta pubblico procedere con la selezione dei canali di allerta disponibili.
4. Aggiungere allegati ove necessario all’evento.